Wissensmanagement – kein leeres Versprechen

Das Rad muss nicht immer wieder neu erfunden werden. Der entscheidende Nutzen von Wissensmanagement liegt darin, dass durch die klar strukturierte Herangehensweise das vorhandene Unternehmenswissen erfasst, verteilt, weiterentwickelt und gesichert werden kann. Über die Sicherung des Wissens wird ein Rückschritt durch den Zugriff auf einen bereits veralteten Wissensstand im Unternehmen verhindert.

Der besondere Wert

Vielfach wird Wissensmanagement darauf reduziert, den Verlust von Wissen durch den Austritt von Mitarbeitern zu verhindern. In langjähriger Führungsarbeit hat sich jedoch herausgestellt, dass vor allem das tägliche Vergessen die Entwicklung eines Unternehmens hemmt. Wenn wertvolles Wissen und Ideen nicht festgehalten werden, können sie verloren gehen. Ist der unmittelbare Kontakt zum Wissensträger nicht möglich, kann auch schon der Abteilungswechsel zu einem Wissensverlust führen. Eine sauber aufgebaute Wissensdatenbank ermöglicht den Unternehmen nicht nur einen dauerhaften Zugriff auf das vorhandene Expertenwissen, sondern auch einen transparenten Wissenstransfer vom Experten zum Mitarbeiter. Auf diese Weise kann das vorhandene Wissen besser weitergegeben und auch damit dem Fachkräftemangel entgegengewirkt werden. Der Zugang zu stets aktuellem Wissen ermöglicht eine eigenständige Einarbeitung in verschiedene Themen bis hin zum Expertenstatus.

Wie die Sache funktioniert

Wissensmanagement kann nur erfolgreich sein, wenn die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Der erste, wesentliche Schritt ist das schriftliche Festhalten. Doch Mitarbeiter werden ihr wertvolles Erfahrungswissen nicht erfassen, wenn es keine Regelung zur genauen Vorgehensweise gibt. Dabei spielt die formale Gestaltung ebenso eine Rolle wie der Speicherort, an dem das Niedergeschriebene abgelegt werden soll. Zudem müssen genau definierte Prozesse dafür sorgen, dass bei den Mitarbeitern durch die Preisgabe ihres Wissens keine Angst vor ihrer Ersetzbarkeit aufkommt. Es muss klar beschrieben werden, was mit dem Wissen geschieht und warum die Erfassung notwendig für die erfolgreiche Bewältigung der Aufgaben ist. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern auch das Bewusstsein für Wissensmanagement und Vertrauen in die eigene Organisation.
Wo kein Wille ...
Das Wichtigste ist jedoch der konsequente Wille vonseiten der Führung des Unternehmens, Wissensmanagement auch wirklich am Leben zu halten. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass sich letztlich alle Mitarbeiter daran beteiligen. Denn die Vorteile des Zugriffs auf das für sie relevante Unternehmenswissen unterstützt alle Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag. So werden nicht nur explizites Wissen, sondern auch die jeweiligen Experten zu tiefergehenden Fragen gefunden. Die Wissensträger sind immer Menschen – und nur eine offene Wissenskultur kann zum notwendigen Wissensaustausch führen. Eine gute Technik macht noch kein gutes Wissensmanagement aus. Erst, wenn die Rahmenbedingungen für alle zur systematischen und qualitativen Wissenssicherung geschaffen werden, kann Wissensmanagement auch wirklich funktionieren. Und zwar vom Geschäftsführer oder Eigentümer über die Abteilungsleiter bis zum Mitarbeiter. Wir sitzen alle im selben Boot.

Für Klein- und Mittelbetriebe

Ein spezieller Fokus in Sachen Wissensmanagement ist auf Klein- und Mittelbetriebe zu legen. Viele dieser Unternehmen leisten tägliche Pionierarbeit in ihrem Bereich. Sie sind darauf angewiesen, dass sich ihre wertvolle Ressource Wissen nicht verflüchtigt – sei es durch Vergessen, einen Abteilungswechsel oder gar Abgang eines Mitarbeiters. Die Schwierigkeiten sind bekannt, die sich für Pioniere beim Aufbau eines neuen Geschäftsfeldes auftun können. Gerade hier gilt: Je besser die Wissenssicherung, desto schneller ist ein Weiterkommen möglich. Die Wiederholung der immer selben Fehler kann damit abgefedert werden. WBI-Wissensmanagement ist besonders für Klein- und Mittelbetriebe interessant, weil gezielt auf deren Bedürfnisse und Probleme eingegangen wird und alle Anforderungen an ein funktionierendes Wissensmanagement erfüllt sind.

Buchtipp

Wissen besser integrieren“(WBI): Unternehmens­führung mit Wissens­management  Der WBI-Prozess wird übrigens softwareseitig durch das eigens dafür entwickelte WissensManagementSystem (WMS) unterstützt.